Comprendre les espaces de travail : concepts fondamentaux

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Qu’est-ce qu’un espace de travail ?

• Permet d’organiser les documents par projet, thème ou période.
• Contient une collection de documents
• Peut être lié à une source de données afin de se synchroniser avec elle
• Peut avoir des équipes et/ou des utilisateurs individuels comme membres
• Seuls les membres de l’espace de travail peuvent accéder au contenu de l’espace de travail
• Seuls les membres de l’espace de travail ayant un rôle de gestionnaire de documents peuvent télécharger ou supprimer des documents de l’espace de travail.

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Architecture de l’espace de travail

Users + Teams (members)
  ↓
Workspace (organize and control access)
  ↓
Collection (contains the documents)
  ↓
Documents (individual files)
  ↓ (optional)
Datasource (external synchronization)

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Relations de l’espace de travail

1. Espace de travail → Membres: Un espace de travail peut avoir comme membres :
   • des utilisateurs individuels
   • des équipes complètes
   • une combinaison des deux
2. Espace de travail → Collection: Chaque espace de travail contient une collection de documents.
3. Espace de travail → Source de données (facultatif) : Un espace de travail peut être lié à une source de données pour synchroniser automatiquement les documents provenant de sources externes (SharePoint, Google Drive, etc.).

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Permissions et rôles

• Seuls les membres d’un espace de travail (utilisateurs directs ou via Teams) peuvent accéder au contenu de l’espace de travail.

• Tous les membres peuvent consulter les documents.
• Seuls les membres ayant un rôle de gestionnaire de documents peuvent télécharger ou supprimer des documents.

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Niveaux d’accès aux documents

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1. Espace de travail de l’entreprise

• Documents accessibles par tous les utilisateurs de l’entreprise
• Correspond à l’équipe de l’entreprise (automatique)
• Utilisation : documentation générale, politiques, ressources communes

• Politiques RH et procédures internes
• Documentation technique générale
• Modèles et ressources partagées
• Communications officielles

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2. Niveau de l’organisation (espace de travail personnalisé)

• Documents accessibles uniquement aux membres de l’espace de travail
• Correspond aux équipes personnalisées
• Utilisation pour : projets spécifiques, départements, équipes

• Documents de projet
• Ressources du département
• Collaboration interfonctionnelle
• Documentation technique spécialisée

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3. Espace de travail privé

• Documents accessibles uniquement par le propriétaire
• Correspond à Equipe privée (automatique)
• Utilisation pour : brouillons, notes personnelles, documents confidentiels

• Brouillons en cours
• Notes personnelles
• Expériences
• Documents confidentiels individuels

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⚠️L’accès n’est possible que pour l’utilisateur membrer de l’espace.

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Choisir le bon niveau d’accès

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Matrice de décision

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Questions à poser

1. Qui doit voir ce document ?
   • Tout le monde → Entreprise
   • Une équipe spécifique → Espace de travail
   • Moi seul → Personnel
2. Quel est le degré de sensibilité du document ?
   • Informations publiques internes → Entreprise
   • Informations sur le projet → Espace de travail
   • Informations confidentielles → Personnel
3. Quel est le cycle de vie du document ?
   • Permanent / Référence → Entreprise
   • Durée du projet → Espace de travail
   • Temporaire → Personnel