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Un espace de travail est une zone ou un environnement conçu pour faciliter la productivité, la collaboration et la concentration. Son but est de fournir les outils, les ressources et les conditions nécessaires pour que les individus ou les équipes accomplissent efficacement leurs tâches et atteignent leurs objectifs. La configuration de l’espace de travail a un impact direct sur la sécurité et la conformité des données. Examinez soigneusement les autorisations d’accès avant de créer ou de modifier des espaces de travail afin d’éviter l’exposition de documents non autorisés.

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Conditions préalables

Pour gérer les espaces de travail, vous devez avoir l’un des rôles suivants :

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Autorisations requises

Pour créer/modifier des espaces de travail:
  • Admin (Super Admin)
  • Administrateur système
  • Gestionnaire de compte
  • Administrateur de l’entreprise
Pour télécharger des documents:
  • Admin (Super Admin)
  • Gestionnaire de documents (en fonction des adhésions)
Pour visualiser les espaces de travail:
  • Tous les utilisateurs (en fonction de leur adhésion)

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Interface d’administration

Le panneau d’administration est la principale interface administrative de Paradigm pour la gestion des espaces de travail. Il fournit des contrôles complets pour créer, configurer et gérer les espaces de travail, leurs membres et les autorisations associées. Le panneau d’administration offre des capacités qui ne sont pas disponibles dans d’autres interfaces, y compris la gestion directe des membres, l’association avec une source de données et les paramètres détaillés de l’espace de travail.

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Qui peut accéder au panneau d’administration ?

L’accès à la gestion de l’espace de travail dans le panneau d’administration nécessite l’un de ces rôles élevés :
  • Super Admin (Admin) - Accès complet à tous les espaces de travail et à tous les paramètres.
  • Sys Admin - Fonctions d’administration au niveau du système
  • Account Manager - Fonctions d’administration au niveau du compte
  • Company Admin - Administration au niveau de la société

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Ce que vous pouvez faire dans le panneau d’administration

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Opérations de base de l’espace de travail:

  • ✅ Créer de nouveaux espaces de travail personnalisés avec une configuration complète
  • ✅ Mettre à jour les propriétés de l’espace de travail (nom, description, société)
  • ✅ Gérer les membres de l’espace de travail (ajouter/supprimer des utilisateurs et des équipes)
  • ✅ Afficher les détails complets de l’espace de travail et les métadonnées
  • ✅ Supprimer des espaces de travail (avec les avertissements appropriés)

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Capacités uniques:

  • ✅ Gestion directe des équipes - Ajouter des utilisateurs individuels ET des équipes en tant que membres de l’espace de travail (pas possible via API v2)
  • ✅ Visibilité complète - Voir tous les espaces de travail de l’entreprise (en fonction de votre rôle)
  • ✅ Configuration avancée - Accès à tous les paramètres et propriétés de l’espace de travail

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Voyages communs

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Créer un espace de travail

  • Étape 1 : Accéder à la page de création d’un espace de travail
    1. Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin.
    2. Naviguer vers Espaces de travail dans le menu
    3. Cliquez sur ”+ Ajouter” dans le menu pour afficher le formulaire de création d’un espace de travail.
  • Étape 2 : Créer un espace de travail
    1. Remplir le champ Nom (obligatoire)
      • Choisissez un nom descriptif et unique
      • Exemple : “Projet Phoenix - Documentation
      • Évitez les acronymes ambigus
    2. Remplir le champ Description (facultatif)
      • Décrire l’objectif et le contenu
      • Exemple : “Documentation technique et spécifications du projet Phoenix”.
      • Facilite la recherche et la compréhension
    3. Remplir le champ Entreprise (obligatoire)
      • Sélectionnez l’entreprise associée
      • Pré-rempli si vous êtes l’administrateur de la société
    4. Cliquez sur “Enregistrer” pour terminer et revenir à la page de la liste des espaces de travail ou sur “Enregistrer et continuer à éditer” pour ajouter des membres.
  • Etape 3 : Ajouter des membres à un espace de travail (Espace de travail personnalisé et privé uniquement)
    1. Allez dans la section Équipe
    2. Cliquez sur le bouton ”+ Ajouter un autre membre à l’espace de travail”.
    3. Sélectionnez les utilisateurs ou les équipes à ajouter
      1. Recherchez l’utilisateur ou l’équipe à ajouter dans la liste déroulante
      2. Sélectionnez l’utilisateur ou l’équipe
    4. Cliquer sur “Enregistrer” pour terminer et revenir à la page de la liste des espaces de travail.
Les membres sont gérés au niveau de l’équipe et non de l’espace de travail. Pour ajouter/supprimer des membres, modifiez l’équipe associée.

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Mettre à jour un espace de travail

  • Etape 1 : Aller sur la page d’édition de l’espace de travail
    1. Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin.
    2. Naviguez vers Espaces de travail dans le menu
    3. Cliquez sur**“Espaces de travail**” dans le menu pour afficher le tableau des espaces de travail.
  • Etape 2 : Mettre à jour un espace de travail
    1. Sélectionnez l’espace de travail à mettre à jour
    2. (option) Modifier le nom et/ou la description
  • Etape 3 : Mettre à jour les membres d’un espace de travail (Espace de travail personnalisé et privé uniquement)
    1. Ajouter des membres à l’espace de travail
      1. Allez dans la section Membres de l’espace de travail
      2. Cliquez sur le bouton ”+ Ajouter un autre membre de l’espace de travail” pour ajouter des membres à l’espace de travail.
    2. Supprimer des membres de l’espace de travail
      1. Allez dans la section Membres de l’espace de travail
      2. Cliquez sur le “x” à droite d’un membre de l’espace de travail pour le supprimer.
    3. Cliquez sur “Enregistrer” pour terminer et revenir à la page de liste des espaces de travail.

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Supprimer un espace de travail

  • Considérations importantes ⚠️ ATTENTION: La suppression d’un espace de travail est IRREVERSIBLE et supprime également :
    • La collection associée
    • Tous les documents contenus
    • Tous les embeddings générés
  • Étape 1 : Accéder à la page d’édition de l’espace de travail
    1. Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin.
    2. Naviguer vers Espaces de travail dans le menu
    3. Cliquez sur**“Espaces de travail**” dans le menu pour afficher le tableau des espaces de travail.
  • Etape 2 : Supprimer un espace de travail
    1. Sélectionnez l’espace de travail à supprimer
    2. Cliquer sur “Supprimer l’espace de travail” en bas à droite du formulaire
    3. Cliquez sur “Oui, je suis sûr” pour confirmer la suppression.

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Interface utilisateur (Chat UI)

L’interface utilisateur Chat est la principale interface de Paradigm permettant aux utilisateurs finaux de gérer des documents par le biais d’AIfred. L’interface Chat fournit une interface intuitive pour le téléchargement, la recherche et l’interrogation de documents à travers les espaces de travail sans nécessiter de connaissances techniques.

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Qui peut accéder à l’interface de dialogue en ligne ?

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Consultation et recherche dans les espaces de travail :

  • Tous les utilisateurs - Peuvent accéder aux documents des espaces de travail dont ils sont membres et les interroger.

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Téléchargement et gestion de documents dans les espaces de travail :

  • Gestionnaire de documents - Téléchargement et suppression de documents dans les espaces de travail dont ils sont membres.

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Contrôle de l’espace de travail

  • ✅ Sélectionner le ou les espaces de travail à interroger
  • ✅ Filtrer par espace de travail de l’entreprise, personnalisé ou privé
  • ✅ Rechercher dans tous les espaces de travail accessibles
  • ✅ Changement dynamique du contexte de l’espace de travail au cours d’une conversation

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Gestion des documents dans les espaces de travail

  • ✅ Téléchargement de documents dans des espaces de travail spécifiques
  • ✅ Sélectionner l’espace de travail cible avant le téléchargement
  • ✅ Visualisation de l’état du téléchargement et de la confirmation
  • ✅ Accès aux documents téléchargés immédiatement après leur traitement

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Interaction des documents à partir des espaces de travail:

  • ✅ Recherche simultanée dans plusieurs espaces de travail

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Formats pris en charge

  • ✅ Documents : PDF, DOCX, TXT, MD
  • ✅ Présentations : PPTX
  • ✅ Feuilles de calcul : XLSX, CSV
  • ✅ Images : PNG, JPG, JPEG
  • Autres formats pris en charge (voir la liste complète dans la documentation)
Compréhension du contenu visuel : Paradigm peut comprendre et interroger le contenu visuel des documents, notamment :
  • Diagrammes et organigrammes
  • Captures d’écran et maquettes d’interface utilisateur
  • Graphiques et diagrammes
  • Tableaux et données structurées
  • Notes manuscrites (avec OCR)

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Voyages communs

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Consulter les documents accessibles

  1. Naviguer vers la section “Documents” du menu principal
  2. (option) Sélectionner l’espace de travail
  3. La liste des documents affiche tous les fichiers auxquels vous avez accès.
  4. Les documents sont automatiquement filtrés en fonction de votre appartenance à l’espace de travail.

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Télécharger un document

Étape 1 : Sélectionner l’espace de travail
  1. Naviguer vers la liste des documents
  2. Utiliser le filtre de l’espace de travail
  3. Sélectionner l’espace de travail cible Étape 2 : Télécharger le document
  4. Cliquer sur “Télécharger un document
  5. Sélectionner le fichier
  6. Le document est automatiquement associé à l’espace de travail sélectionné.
  7. Le document apparaît dans la liste

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Demander un document

  1. Ouvrir un nouveau chat ou une conversation existante
  2. (facultatif) Cliquez sur le sélecteur d’espace de travail (généralement dans la zone de saisie du chat ou dans la barre latérale) pour choisir votre espace de travail :
    • Espace(s) de travail personnalisé(s): Sélectionnez un ou plusieurs espaces de travail dans la liste déroulante.
    • Espace de travail de l’entreprise: Inclure les documents de l’entreprise
    • Espace de travail privé: Inclure vos documents personnels
  3. Commencez votre conversation - Alfred ne référence que les documents des espaces de travail sélectionnés en utilisant ses outils (, etc.)docsearch
Le système de filtrage des documents garantit automatiquement que les utilisateurs ne voient que les documents auxquels ils ont le droit d’accéder. Cela permet de maintenir la sécurité des données tout en offrant une expérience utilisateur propre. En suivant ces instructions, vous pouvez gérer efficacement l’accès aux documents et vous assurer que les besoins de votre organisation en matière de sécurité et de collaboration sont satisfaits.